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Comment organiser son WEI ?

Comment organiser son WEI ?

Organiser un week-end d’intégration est le moyen idéal pour fédérer une communauté entre les nouveaux étudiants dès le début de l’année et également donner une bonne image à votre BDE.

Pour que votre WEI se déroule le mieux possible, il faut s’y prendre longtemps à l’avance et prévoir en amont toute son organisation. Voici quelques-unes des clés essentielles pour organiser un WEI mémorable dans les meilleures conditions :

En amont

En tout premier il faut constituer une équipe soudée qui sera en charge de prendre les décisions, d’accompagner les étudiants et d’animer le week-end sur place. Le plus souvent, ce seront les membres du BDE qui se chargeront de ces missions.

La majorité des directions d’écoles soutiennent les projets de week-end d’intégration, cependant celles ci tiennent à émettre des conditions quand au déroulement de l’événement. Il est donc important de se renseigner auprès de la direction de son établissement pour parer à toute éventualité.

Et surtout, n’oubliez pas de définir une enveloppe budgétaire qui sera utile dans le choix du lieu du WEI ainsi que des activités sur place.

Quand organiser son WEI ?

Quand organiser son WEI

Les Week-ends d’intégration, comme le nom l’indique, ont généralement lieu en début d’année scolaire, la période idéale étant de septembre à novembre. Il y a également la possibilité d’organiser des week-ends de désintégration, à la fin de l’année et réunissant toute la promotion. Un bon moyen de finir l’année en beauté et laisser un souvenir inoubliable à tous les participants.

Si jamais vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à proposer plusieurs dates ou créer un sondage pour savoir quelle date sera optimale pour avoir le plus grand nombre d’inscrits.

Où organiser son WEI ?

Le choix du lieu de votre WEI est primordial pour que vous trouviez sur place tout ce qu’il vous faut pour organiser un événement inoubliable

Beaucoup de critères sont à prendre en compte : la distance et le temps de transport par rapport à votre école, le budget que vous pouvez allouer pour l’événement, le cadre dans lequel vous souhaitez effectuer votre WEI, etc…

Pensez également à prévoir les infrastructures dont vous aurez besoin sur place (scène, piscine, salle de soirée…) pour voir quel lieu correspond au mieux à vos attentes.

WEI BOX propose plus de 100 hébergements dans la France entière, un large choix qui vous permettra de trouver à coup sûr, le lieu correspondant le mieux à vos critères.

Que faire sur place ?

Que serait un WEI sans animations ? Ce seront ce que les étudiants auront le plus hâte de découvrir, il faut donc bien les prévoir pour être sûr que personne ne s’ennui tout au long du week-end.

Soirée à thème, structures gonflables, olympiades, team building, bubble foot, soirée mousse, Paintball… ou d’autres animations plus originales ? Tout est possible chez WEI BOX, nous mettons à votre service toute notre créativité pour vous préparer des animations marquantes.

Entre toutes ces activités et soirées, la faim est vite arrivée. Il faut donc penser aux repas que vous allez proposer durant votre week-end. Brunch, diner, apéro, goûter… n’en négligez aucun ! Que ce soit pour un buffet, casse-croûte, cocktail etc… prévoyez en quantité pour satisfaire les estomacs de tous.

Communiquer !

Pour rassembler le plus grand nombre d’étudiants et faire de votre WEI un succès, il est important de communiquer et de donner envie aux étudiants de s’inscrire.

Privilégiez internet pour votre communication, les réseaux sociaux sont primordiaux avec Facebook notamment où vous pourrez toucher le plus d’étudiants, sur le groupe Facebook de la promo par exemple. Pensez également à des e-mailing ciblés et personnalisés pour toucher individuellement chaque étudiant.

Ne passez pas non plus à côté des classiques affiches et flyers, toujours utiles pour diffuser votre WEI directement sur le campus.

Surtout n’oubliez pas pas de communiquer après l’événement. Remerciez les participants, diffusez les photos des meilleurs moment du séjour, pour prolonger l’expérience du WEI et fédérer les étudiants autour de votre BDE.

Mise en place des inscriptions

Vous pouvez à présent mettre en place le système d’inscriptions pour votre événement.

Pour ce faire n’oubliez pas les impératifs (pièce d’identité, numéro de sécurité social, allergies…) Et n’oubliez également pas de demander des plans de chambres pour que les participants puissent se retrouver dans le même logement que leurs camarades.

Pensez également à récupérer et vérifier les chèques de réservation et les chèques de caution de chacun !

La Veille

Nous y voilà presque ! Plus qu’un jour avant le week-end tant attendu !

Faites un point avec toute votre équipe pour être sûr du rôle de chacun et que tout le monde soit en accord. Pensez à checker vos prestataires pour que tout soit parfait pour le lendemain (bus, mise en place des animations sur place…)

Et surtout reposez vous ! Parce que vous allez vivre un week-end à 100 à l’heure.

Le jour-j

Le Jour J

Ça y est, après des mois d’attente et d’organisation, le week-end est enfin arrivé !

Durant tout le week-end n’oubliez pas de rester toujours disponibles pour tous les participants et de les chouchouter le plus possible.

Et enfin, le plus important, n’oubliez pas de vous amuser ! La présence sur place d’un partenaire WEI BOX vous permettra également de laisser entre nos mains certaines responsabilités et profiter vous aussi du week-end.

Et pour toute cette organisation, Wei-Box vous aide à concevoir, organiser et réaliser votre WEI de A à Z. Nous vous accompagnons dans toutes les démarches pour qu’au final il ne vous reste plus qu’à profiter de votre événement sans vous soucier du reste.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande concernant l’organisation de votre WEI

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